Niestandardowe formatowanie komórek, omówione wcześniej, pozwala na kolorowanie specjalnymi kodami wyglądu komórek w zależności od ich wartości. Jest to droga przestarzała, nieintuicyjna i trudna do stosowania (ale czasem użyteczna). Nowocześniejszy i łatwiejszy sposób to formatowanie warunkowe na wstążce narzędzi głównych.
Warunkowe czyli jakie?
Za pomocą tej funkcji (funkcji jako funkcjonalności Excela, nie funkcji w formule!) możemy nadać zaznaczonym komórkom nie tylko kolor zależny od wartości tej komórki, ale także od komórek w zaznaczonym bloku i nie tylko. Warunkowe, ponieważ komórki przyjmują określony kolor pod pewnym warunkiem, np. że są ujemne, większe od czegoś itp. Podstawowe zastosowanie jest rzeczywiście takie, że wskazana komórka będzie miała inny kolor, zależnie od jej wartości. Jeśli zaś zaznaczymy blok komórek i wskażemy lub zdefiniujemy stosowne reguły, mogą one przyjąć inny wygląd w zależności od rozkładu wartości w bloku, czy jest poniżej/powyżej średniej (lub skrajnych 10%) w bloku itp. Oprócz formatowania podobnego do „statycznego”, bez reguł warunków, możliwe jest także formatowanie warunkowe z użyciem pasków danych – gdy komórki są częściowo wypełnione paskiem koloru, oraz skali kolorów – gdy komórki w bloku przyjmują kolory stopniowo z pewnej skali barw, a także zestawów ikon, bp. strzałek, wyświetlanych w obrębie komórek, które wskazują np. trend w bloku, jak na rysunku poniżej.
Formatowanie warunkowe jest zawsze aktualizowane, po każdej zmianie wartości w arkuszu i dostosowuje wygląd komórek do zmienionych wartości tych komórek, które są sprawdzane w warunku formatowania.
Warunek wyrażony własną formułą
Bardzo użyteczną możliwością jest tu zastosowanie własnej reguły formatowania warunkowego („Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować”). W polu poniżej „Formatuj wartości, dla których następująca formuła jest prawdziwa” wpisujemy dowolną formułę, która zwróci wartość logiczną i wybieramy rodzaj formatowania, gdy wartość formuły będzie PRAWDA (tylko wtedy formatowanie zostanie zastosowane). Jeżeli chcemy efekt przeciwny, gdy komórka zostanie sformatowana tylko wtedy, gdy ma wartość FAŁSZ, musimy formułę zanegować (zmienić wynik na przeciwny) funkcją NIE(). Siła formatowania warunkowego z własną formułą tkwi w tym, że możemy w formule używać adresów dowolnych komórek, których wartość będzie sprawdzona. Możemy więc wygląd komórek uzależnić od każdej innej komórki w zeszycie (a nie tylko jej samej). Należy pamiętać o tym, że użyte tu adresy względne będą sprawdzane względem każdej komórki w zaznaczonym bloku formatowanym warunkowo.
Dla przykładu, zaznaczywszy duży prostokątny blok komórek, dla których projektujemy własną formułę formatowania warunkowego, jeśli w chwili zaznaczenia komórka bieżąca jest w lewym górnym rogu bloku, adresy komórek względnych w formule zapisujemy względem tej aktywnej komórki bloku, ale warunek sprawdzany będzie z przeadresowaniem dla każdej komórki bloku. Czyli formuła np. „=(B2<>B3)”, sprawdzająca czy dwie komórki leżące pod sobą różnią się (wynik: prawda lub fałsz) będzie dokładnie taka tylko dla komórki aktywnej w zaznaczonym bloku. Przed sprawdzeniem pozostałych komórek w bloku, odwołania względne w formule zostaną przeadresowane i formuła przyjmie postać „=(B3<>B4)” w dół i „=(C2<>C3)” w bok. Jest to zachowanie dla względnych adresów komórek zgodne z oczekiwaniami i dające ogromne możliwości tworzenia własnych warunków. Oczywiście możemy tu użyć także adresowania bezwzględnego żeby sprawdzać wartość jednej, zawsze tej samej komórki.