Walidacja
W arkuszu kalkulacyjnym, jak w każdym dokumencie (w przypadku danych liczbowych i obliczeń – szczególnie), chcemy zawsze mieć pewność, że dane są poprawne i bezpieczne. Poprawność danych wprowadzanych możemy w Excelu zapewnić poprzez tzw. walidację, czyli kontrolę poprawności. Mechanizm walidacji ma zapewnić poprawną wartość wpisywaną do komórki przez nas samych w naszym arkuszu, ale także i przez innego użytkownika, często takiego, który albo nie wie jakie są możliwe wartości, albo nie przykłada do tego należytej wagi.
W Excelu poprawność danych określamy dla zaznaczonych uprzednio komórek poleceniem na wstążce Dane. W okienku dialogowym ustawień poprawności wybrać możemy jaka wartość jest akceptowalna podając warunek poprawności (jeśli nie da się go wybrać, ponieważ jest bardziej złożony niż możliwości do wyboru, możemy stworzyć własną formułę, zwracającą wartość logiczną, na test poprawności). Można wpisać tam także komunikat wejściowy informujący użytkownika o możliwych wartościach, a także komunikaty błędu. Tak walidowana komórka nie przyjmie wartości innej niż dozwolona.
Lista wyboru
Ciekawą możliwością i zastosowaniem mechanizmu poprawności danych jest dozwolona wartość typu Lista. Może to pełnić rolę wykazu możliwych wartości, np. liczb niemożliwych do ograniczenia przedziałem dozwolonych wartości albo wartości tekstowych (napisów). Przy czym, jeżeli zaznaczona jest opcja „Rozwinięcia w komórce”, użytkownik nie musi wpisywać z klawiatury wartości komórki, a może wybrać ją z gotowej listy rozwijanej przyciskiem obok. Efekt – wybór wartości dozwolonej z listy (z lewej), a także ustawienie poprawności (z prawej) widoczne są na rysunku poniżej.
W okienku ustawiania poprawności w przykładzie widoczne jest Źródło podane wprost jako lista rozdzielona średnikami. Można tam jednak wpisać (lub wskazać myszką) zakres komórek arkusza, zawierający dozwolone wartości. Taki sposób ustalenia poprawnych wartości, jako Lista, bardzo ułatwia wypełnianie komórek wejściowych w modelu obliczeniowym, szczególnie użytkownikom końcowym, którzy nie są autorami obliczeń, a tym bardziej gdy nie są doświadczonymi użytkownikami Excela.
Oznaczanie niepoprawnych danych
Sprawdzanie poprawności danych, bez względu na to jak zdefiniowane, w widoczny sposób działa wtedy, gdy użytkownik usiłuje wprowadzić nową lub edytowaną wartość do komórki arkusza. Zdarza się jednak czasem, że poprawność danych zostanie nałożona (lub zmieniony jej warunek) na komórki z istniejącymi już wartościami, które mogą być niezgodne z nowymi wymogami poprawności. Nie jest to w żaden sposób sygnalizowane i w takich komórkach mogą się wtedy znajdować wartości niedozwolone.
Aby temu zapobiec, po zakończeniu tworzenia lub modyfikowania obliczeń, po ustaleniu ostatecznych warunków poprawności, zalecane jest włączenie funkcji „Zakreśl nieprawidłowe dane” dostępnej pod przyciskiem Poprawność danych. W efekcie wszystkie komórki, z istniejącymi wartościami niezgodnymi z bieżącymi ograniczeniami poprawności są zakreślane czerwoną elipsą – jak cyfra 1 na rysunku z przykładem powyżej.