Ułatwienie: podział okna
Pracując z dużymi arkuszami, bardzo często zachodzi sytuacja, że tracimy z pola widzenia ważne części arkusza, które powinny być stale widoczne, np. nagłówki i opisy kolumn lub/i wierszy. Przechodząc do części arkusza leżących daleko niżej lub w bok, nie wiemy co widoczne dane reprezentują. Bardzo przydatne są w takich sytuacjach opcje na wstążce Widok, szczególnie polecenia Podziel oraz Zablokuj okienka – umożliwiają one podzielenie widoku bieżącego arkusza na osobne panele (domyślnie cztery), które można oddzielnie przewijać, nie tracąc z pola widzenia pozostałych części arkusza w innych panelach.
W arkuszu podzielonym, linie podziału można przemieszczać myszką, a dwuklik usuwa kliknięty podział. W arkuszu z podziałem zablokowanym, lewy lub/i górny panel jest stałym tytułem (nie można go przewijać – jest ciągle widoczny, zawsze taki sam).
Ułatwienie: ukrywanie/odkrywanie części arkusza
Jeszcze inną (lub dodatkową) możliwością jest ukrywanie części arkusza (obszarów złożonych z całych wierszy lub kolumn) funkcją konspektu, znaną z Sum częściowych, gdzie możemy zwijać i rozwijać wiersze lub/i kolumny. Na wstążce Dane w grupie Konspekt są polecenia do tworzenia zwijanych konspektów z dowolnych wierszy i kolumn, nie tylko zawierających sumy częściowe.
Posługując się mechanizmem konspektów możemy zwijać (chować) te fragmenty arkusza, które nie są w danej chwili potrzebne, a następnie rozwijać w razie potrzeby – za pomocą znanych z Sum częściowych przycisków z lewej strony obszaru roboczego.
Praca z danymi i obliczeniami w wielu arkuszach
Jeszcze inną możliwością jest podział jednego dużego arkusza na kilka arkuszy logicznie wydzielonych. Np. pracując nad biznes planem firmy, możemy opracować model i obliczenia wielkości produkcji w jednym arkuszu, sprzedaży w drugim, kosztów w trzecim, harmonogram spłat kredytów w czwartym, a prognozę zysków w piątym. Wartości z dowolnego innego arkusza niż bieżący możemy swobodnie „pobierać” odpowiednio je adresując, z podaniem nazwy arkusza, np. „=Przychody!T98–Koszty!AC125” (zwróć uwagę na wykrzyknik jako znak separatora).
Podczas pisania formuły, adres komórki z innego arkusza może być także automatycznie dopisany, gdy wskażemy tę komórkę (w innym arkuszu) myszką. Analogicznie adresować można komórki w innym skoroszycie – adres poprzedzony jest wtedy dodatkowo nazwą zeszytu (gdy jest otwarty) lub całą ścieżką dostępu w pamięci zewnętrznej (gdy skoroszyt nie jest otwarty).
Nazwy komórek
Do adresowania komórek w innym arkuszu (także komórek w tym samym arkuszu, ale leżących w dużej odległości od miejsca z obliczeniami) doskonale nadaje się także funkcja nadawania nazw komórkom. Nazwane komórki, jeśli mają kontekst (zakres) skoroszytu, a tak domyślnie jest, co widać w oknie Menedżera nazw na wstążce Formuły, można adresować także przez ich nazwy, również w innych arkuszach niż same komórki.
Nazwy komórek (lub ich bloków) mogą być także używane do nawigowania w dużych arkuszach – wystarczy w polu nazwy (obok paska formuły) kliknąć na nazwę docelowej komórki lub bloku. Warto wiedzieć, że nazwy mogą odwoływać się nie tylko do komórek lub ich zakresów, ale także do stałych wartości i do funkcji.
Formatowanie wielu arkuszy na raz
Gdy zeszyt zawiera wiele arkuszy o identycznej lub bardzo podobnej strukturze, np. dwanaście tabel ewidencji zdarzeń w miesiącach roku, każda w osobnym arkuszu, możemy edytować wszystkie arkusze na raz (np. zmienić formatowanie) – w tym celu zaznaczamy myszką arkusze (tzn. ich zakładki w dolnej części okna) z wciśniętym klawiszem Shift lub Ctrl i wykonujemy operacje na jednym z arkuszy. Wszystkie czynności zostaną wykonane w każdym z zaznaczonych arkuszy.