Makropolecenia w języku VBA
W aplikacjach Microsoftu istnieje możliwość automatycznego powtarzania często wykonywanych operacji. W Excelu przydaje się to chyba najbardziej i jest chętnie używane przez zaawansowanych użytkowników. Mowa tu będzie o Excelu, ale to jedynie przykład – wszystko to działa podobnie w innych aplikacjach Microsoft Office. Dostęp do poleceń automatyzacji, formularzy i aplikacji możliwy jest zwykle dopiero po włączeniu opcji pokazania dodatkowej wstążki o nazwie „Deweloper”. Robimy to w opcjach aplikacji (na wstążce Plik), tam Opcje, Dostosowywanie wstążki, w prawym panelu zaznaczamy Deweloper.
Funkcja automatyzacji polega na tym, że w pakiecie Office wbudowany jest interpreter obiektowego języka programowania Visual Basic for Applications (VBA). Za jego pomocą można tworzyć własne funkcje, które można wykorzystywać w formułach w komórkach Excela, a także moduły (podprogramy, procedury) i funkcje wykonywane na żądanie lub w reakcji np. na wciśnięcie klawisza, zaznaczenie komórki, wciśnięcie przycisku (twz. makra, makropolecenia).
W celu automatyzacji powtarzalnych czynności nie trzeba nawet tych procedur tworzyć pisząc kod programu w języku VBA – czynności można zarejestrować wykonując je w arkuszu, a Excel sam za nas stworzy kod programu. Można go później będzie edytować aby zmodyfikować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Kolejność postępowania jest zatem taka, że włączamy rejestrowanie makra, wykonujemy czynności, zatrzymujemy rejestrowanie i gotowe. Stworzone przez Excela makro możemy następnie skojarzyć z kombinacją klawiszy lub przyciskiem i wykonywać w przyszłości wciskając odpowiednie klawisze lub przycisk, a makro zostanie wykonane, czyli Excel wykona zarejestrowane czynności.
Formularze
Tworzenie formularzy polega na tym, że możemy przekształcić arkusz (lub jego część) w formularz ekranowy, który może przez użytkownika być używany jak inne formularze ekranowe w dedykowanych aplikacjach. Na wstążce Deweloper, w grupie Formanty są różnorakie tzw. formanty – elementy interfejsu formularza, np. pola wyboru, rozwijane listy, a także przyciski. Po wybraniu formantu, kładziemy go myszką na arkuszu określając położenie i rozmiar, a z menu prawego przycisku myszki także inne właściwości, np. adres zakresu komórek arkusza z danymi do wypełnienia listy, adres komórki wynikowej itp. Szczególnym przypadkiem jest przycisk, do którego przypisujemy makropolecenie stworzone np. wg procedury opisanej wyżej.
Tak stworzony formularz działa od razu, ale formanty po kliknięciu myszką często nie działają ale zaznaczają się jak każde obiekty w arkuszu. Aby temu zapobiec, należy włączyć ochronę arkusza (przyciskiem Chroń arkusz na karcie Recenzja). Warto uprzednio też wyłączyć widok siatki arkusza, sformatować komórki, schować niepotrzebne fragmenty arkusza (po zaznaczeniu wierszy lub kolumn klikamy prawy przycisk myszki i wybieramy Ukryj). Po włączeniu ochrony, taki arkusz staje się formularzem, wypełnianym przez użytkownika elementami interfejsu (formantami), np. w celu podania parametrów wejściowych do obliczeń. Po kliknięciu na przycisk uruchamia się makro, które może zawierać zarówno prosty podprogram walidacji danych, jak i skomplikowane procedury wczytywania i transformacji danych, obliczeń, tworzenia wykresów itp.
Formularze mogą być także projektowane w edytorze makropoleceń VBA – jako wyskakujące okna, wyświetlane w reakcji np. na wciśnięcie przycisku.