Wartości komórek mogą być prezentowane w komórce w różnoraki sposób. Niektóre elementarne sposoby formatowania komórek są intuicyjne, inne – adekwatne do typów danych – zostały omówione wcześniej. Istnieją także formaty specjalne i niestandardowe.
Specjalne, to po prostu predefiniowane sposoby wyświetlania i wprowadzania numerów telefonu, kodów pocztowych, PESEL itp.
Formaty niestandardowe
Ciekawsze i bardziej użyteczne jest formatowanie niestandardowe. Pierwsze miejsce, gdzie tego używamy, to w okienku Formatowanie komórek. Wybierając pozycję Niestandardowe na liście z lewej strony, po prawej widzimy listę specjalnych kodów, z których możemy budować własne (niestandardowe) sposoby wyświetlania wartości komórki. Jest to funkcja, która daje możliwości bardzo elastycznego kształtowania formatu komórki. W treści jednego z zadań laboratoryjnych jest polecenie, aby komórkom z datą nadać wygląd taki, aby widoczna była tylko nazwa miesiąca. Nie da się tego uzyskać gotowymi formatami daty – należy użyć formatu niestandardowego, budując własny w postaci „mmmm” (4 litery „m”) w polu Typ: (na poniższym rysunku widzimy fragment okienka Formatowanie komórek z prawidłowo zakodowanym formatem niestandardowym dla samej nazwy miesiąca – u góry w pasku formuły widać rzeczywistą zawartość komórki – datę).
Na liście formatów niestandardowych jest wiele gotowych zestawów kodowych dla wyświetlania wartości komórek w różnoraki sposób i można się tam z kodami zapoznać na analizując te przykłady. Ważna jest znajomość ogólnej zasady, że budowany ciąg kodowy formatowania niestandardowego ma postać „D;U;Z;T” – określamy jak mają być wyświetlane wartości Dodatnie, Ujemne, Zerowe i Tekstowe. Oprócz kodów definiujących wyświetlanie liczb i tekstów, dodawać tam można wiele znaków specjalnych, kolorów i warunków (np. „[Czerwony][<=100];[Niebieski][>100]”). Nie będzie to tu szczegółowo omawiane – specyfikację i działanie kodów niestandardowych znaleźć można w Pomocy Excela i w wielu źródłach internetowych (do wyszukania samodzielnie.
Formatowanie niestandardowe ma jeszcze drugie zastosowanie: służy nie tylko do definiowania sposobu wyświetlania wartości komórki, ale także do określania sposobu zamiany wartości komórki na tekst wspomnianą wyżej funkcją TEKST – ciąg kodowy sposobu konwersji podajemy tam jako drugi argument funkcji. Ciąg ten budujemy w ten sam sposób, posługując się tymi samymi kodami jak w okienku formatowania niestandardowego. Np. chcąc wkomponować dzisiejszą datę w postaci tekstu w jakiś napis, należałoby użyć formuły =”Dziś jest: „&TEKST(DZIŚ(); „dd.mm.rr”)&” Miłego dnia!”.