Sumy pośrednie są to automatyczne wielokrotne podsumowania danych. Nie musimy sami pisać formuł i wstawiać wierszy na podsumowania (a może ich być bardzo wiele!) – Excel zrobi to automatycznie, pod warunkiem takim, że 1) dane są zorganizowane w zwykły zakres (nie w tabelę Excela) i 2) dane są posortowane wg kolumny podsumowań (dla większej liczby poziomów – posortowane wielopoziomowo).
Sumy pośrednie wstawiamy poleceniem Suma częściowa na wstążce Dane/ Konspekt.
Konieczność sortowania danych i trudne później dodawanie nowych wierszy sprawiają, że sumy częściowe są niechętnie używaną funkcją i zostały zastąpione tabelami przestawnymi (opiszę później). Ich zaletą jest jednak funkcjonalność konspektu. Konspekt to możliwość zwijania i rozwijania różnych poziomów szczegółowości. Konspekt tworzy się automatycznie po zrobieniu sum pośrednich. Z lewej strony obszaru roboczego arkusza pojawią się przyciski ze znakami plus i minus oraz cyframi, służące do kontrolowania poziomów szczegółowości. Drugą zaletą sum pośrednich jest fakt, że są to formuły, aktualizowane na bieżąco w przypadku modyfikacji danych (tabele przestawne są raportami, aktualizowanymi ręcznie).