Zamiana tekstu na kolumny
W Excelu jest szereg narzędzi do transformacji danych, szczególnie ze źródeł zewnętrznych.
Najprostszą funkcją (ale nie w rozumieniu funkcji stosowanych w formułach) jest zamiana tekstu na kolumny, na wstążce Dane, w grupie Narzędzia danych. Stosujemy to w dość częstej sytuacji pobrania danych tekstowych z pliku w pamięci zewnętrznej, pliku eksportu bazy danych, ze strony internetowej. Wartości te mają często postać wielu linijek tekstu, rozdzielonego jakimś znakiem separatora (np. średnikiem, przecinkiem, tabulatorem). Przykład jednego wiersza takiego tekstu: „Frytki;2021.10.01;123;3,45” (np. nazwa towaru, data w postaci rrrr.mm.dd, liczba sztuk, cena).
Zdarza się też, szczególnie w przypadku pliku ze starego oprogramowania, że wartości są rozdzielone wieloma spacjami, ale wizualnie układają się w kolumny o stałej szerokości. Po wczytaniu lub wklejeniu takich treści do arkusza, wszystkie wiersze tekstu wstawiane są do jednej kolumny arkusza, co uniemożliwia ich użycie do obliczeń. Można oczywiście napisać wiele formuł, które będą wyszukiwać znaki separatora i „wyłuskiwać” użyteczne wartości z wierszy tekstu, ale byłoby to bardzo pracochłonne. Narzędzie zamiany tekstu na kolumny analizuje tekst w jednej kolumnie, pokazuje w jaki sposób można w tekście rozpoznać wartości (możemy nie tylko się przekonać, czy zamiana będzie prawidłowa, ale także poprawić błędne rozpoznanie), a następnie wycina wszystkie wartości z każdego wiersza do osobnych kolumn we wskazanej lokalizacji.
W powyższym przykładzie z frytkami, efektem będzie 4 osobne komórki, z rozpoznanymi wartościami (tekstem, datą i dwie z liczbami). W przeciwieństwie do wyjściowej sytuacji, dane te można teraz użyć do obliczeń.
Konsolidacja
Drugie narzędzie do masowej obróbki dużych ilości danych, które mają taką samą strukturę, to konsolidacja, na wstążce Dane/ Narzędzia danych. Używamy tego gdy mamy zestaw arkuszy z danymi cząstkowymi i chcemy scalić je do jednego arkusza. Ma to miejsce np. gdy mamy osobne arkusze danych z tygodni lub miesięcy i chcemy zrobić analizę roczną (mieć wszystkie dane z arkuszy miesięcznych w jednym arkuszu dla roku). Albo wiele arkuszy z towarami, lub grupami asortymentowymi, obrotem wielu firm czy punktów handlowych itp.
W narzędziu konsolidacji wskazujemy zakresy danych we wszystkich arkuszach dodając je kolejno do konsolidacji, określamy czy dane mają nagłówki i rodzaj operacji (suma, średnia i in.) oraz czy arkusz skonsolidowany ma być raportem (zawierać wartości liczbowe) czy ma zawierać łącza do arkuszy źródłowych (formuły z adresami komórek w innych arkuszach). Konsolidacja nastąpi w bieżącym arkuszu, w miejscu aktywnej komórki.