Najbardziej użyteczne funkcje pobierania i przekształcania danych kryją się na wstążce Dane w grupie Pobieranie i przekształcanie danych. Możemy dane wczytywać z plików (tekstowych, arkuszowych), z wielu różnorakich baz danych i internetowych platform biznesowych, analitycznych itp., np. Azure, Dynamics, SharePoint, Exchange, Salesforce. Dane mogą być nie tylko wczytywane z jednego źródła, ale także łączone, np. z wielu plików w folderze lub z różnych źródeł. Po wskazaniu źródła danych i ew. podaniu parametrów dostępu (nazwy użytkownika i hasła), uruchamiane jest narzędzie Power Query. Wyglądem interfejsu użytkownika różni się nieco od Excela, ponieważ poprzednio (w wersjach Excela 2010 i 2013) był to dodatek innej firmy, doinstalowywany. Dopiero od wersji 2016 trwa integracja z Excelem.
Power Query jest narzędziem z tzw. grupy ETL (Extract, Transform, Load), najbardziej wyrafinowanym wbudowanym w Excela.
Extract oznacza możliwość zdefiniowania sposobu wydobycia danych z różnych źródeł.
Transform to zdefiniowanie sposobu przekształcenia danych.
Load to załadowanie danych do arkusza lub tabeli przestawnej.
O możliwościach pobierania danych (Extract) już powiedziano wyżej. Przekształcanie (Transform) odbywa się w ten sposób, że wyświetlane jest specjalne okno aplikacji Power Query, gdzie operując na przykładowych danych, możemy je obrabiać w przeróżny sposób – wyklikując wszystko myszką, a w sytuacjach wyjątkowych pisząc samemu funkcję w specjalnym języku programowania „M” (potrzebne to jest jednak rzadko). Możliwości transformacji są tu przeogromne – można kolumny dodawać i usuwać, zamieniać fragmenty tekstu, rozbijać konglomeraty i łączyć detale, przekształcać dane z układu poziomego na pionowy i wiele innych, ale najważniejsze jest to, że robimy to na przykładzie, ucząc Excela jak ma wszystko zrobić na danych rzeczywistych. I co najważniejsze, wszystkie nasze kroki transformacji są rejestrowane w panelu po prawej stronie – możemy zawsze później otworzyć Power Query, kliknąć na wybranym kroku i zmienić lub usunąć operację.
Widać to na poniższym rysunku przykładowym (źródło: imperiumszkoleniowe.pl) – dodana została nowa kolumna „Nazwa dnia”, nauczono Excela jak ją wyznaczyć na podstawie daty wyjazdu, którą to kolumnę można następnie np. usunąć. Po prawej stronie widzimy zarejestrowane czynności.
Cała siła Power Query tkwi nie tylko w tym, że możemy wczytać dane z wielu źródeł, że możemy Excela nauczyć jak je przekształcać, ale także w tym, że raz zdefiniowane przekształcenia (widoczne na liście), możemy stosować już później zawsze – aktualizować dane przyciskiem Odśwież. Nie trzeba przechodzić całej procedury ETL od początku – Excel pamięta wszystkie kroki transformacji i można jenie tylko później edytować, ale także (przede wszystkim) wielokrotnie wykonywać.
Jest to niezwykle użyteczne narzędzie dla analityków biznesowych, którzy w swojej pracy muszą rutynowo, codziennie pobierać dane, obrabiać je i analizować.